商务写作有点像洗衣服。您可以通过多种方式来发送信息,尝试在其上倾泻正确的语气,并尽我所能来使整个过程干dry。您可能会把整个东西折叠起来,希望它会像您希望的那样有效。

对于很多, 商业写作 克服困难有时会很困难。作为女性,这可能更加令人沮丧,因为我们在工作场所还​​面临许多挑战和偏见。我当然有时会遇到这种挫败感。但是,由于我在商业界和作为作家的经验,我制定了一些简单的步骤来帮助我以职业女性的身份进行有效,原始和更快的写作(甚至享受整个过程):

  1. 从为什么开始:真的有必要吗?

您收到了多少封电子邮件,商务信函或其他商务通讯,这些邮件可能是快速致电的主题,或者只是避免了?在我的整个职业生涯中 商业,我注意到一个反复出现的主题是不必要的业务沟通。

我们都被我们不需要的大量业务交流所淹没。这降低了我们作为业务沟通者的效率,尤其是 女人。 这一点尤其重要,因为我们的声音已趋于沉默。首先问自己是否需要写什么。如果可以打个快速电话,或者您要传递坏消息,最好亲自进行。

 

 

  1. 了解你的听众

有效的关键方面 商业写作 知道您要写给谁。我们经常犯的错误之一是为所有人量身定制写作。但是,熟悉听众可以帮助您相应地调整写作。

一种简单的方法是从心理上描绘您的听众,并据此写作。

 

  1. 确定目标

在您甚至开始撰写消息之前,请问自己要完成的工作。无论您是想分享一个概念,解释一些东西,提出一个要求,您的目标都必须来自您的写作。一种简单的方法是将您的信息简化为口号。解释消息最简单的方法越好。

 

  1. 讲故事(谁,什么,何时何地)

作为作家,我喜欢故事。作为一个经历过许多商业环境的职业女性,我意识到故事不仅限于文学追求。此外,女性是天生的讲故事者,这给我们带来了竞争优势。

当您进行任何业务沟通时,都应将其视为包含以下基本要素的故事:

  • 谁:你是谁?
  • 什么:这是什么意思?
  • 什么时候:您的交流主题是什么时候?
  • 哪里:您在哪里?

您会惊讶于有多少商人忘记在他们的业务沟通中包含重要信息。反过来,这会导致缺乏清晰度,混乱和浪费时间。

 

  1. 使用KISS原则

KISS(保持简单而愚蠢)是伟大的重要基础之一 商业写作。我们可能认为,使用大词和过于复杂的行话可能会使我们听起来更聪明,更有效。但是,事实恰恰相反。

这里有一些技巧,可以使您的企业撰写简单有效的文章:

  • 改用简单的字词,不惜一切代价避免使用流行语和行话。
  • 始终从最重要的信息开始
  • 使用简短的句子和段落,而不是较长的句子和段落。
  • 使用清晰的主题行
  • 分手留言

不要忘记校对您的文章,以确保最终产品可靠。

 

  1. 保持活跃

商业写作中最大的错误之一是被动语态的使用。而不是写“该报告将于周二提交”,改写为“我将在星期二提交报告”。以主动语态写作是阐明和提高写作水平的有力方法。在工作和业务中维护我们的声音尤其重要。

在所有业务通信中,始终要展示自己或活跃声音中表现出来的人。

 

  1. 注意你的语气

语调在商务写作中起着至关重要的作用。在业务写作中要在礼貌和果断之间取得平衡,这一点很重要。作为一个职业女性,我一直努力在自己的作品中建立适当的平衡。

虽然有礼貌是必要的,但对我们来说也很重要 女人 要果断。我学会了清楚,直接和切题,从而在写作中注入更多自信。

 

 

您进行有效商务写作的技巧是什么?

 

 

 

为了您的成功,

企业姊妹